Sistem Informasi Akuntansi

ABSTRAK

Bab ini mengajarkan Anda untuk mempersiapkan dokumentasi untuk menggambarkan aspek dari suatu sistem informasi. Kami menunjukkan kepada Anda bagaimana untuk menggambar diagram aliran data dan diagram alur untuk menggambarkan komponen logis dan fisik dari suatu sistem informasi. Kami juga menjelaskan kamus data. Entri dalam kamus data menggambarkan data, file, dan proses dalam sebuah sistem informasi. Bila Anda telah selesai mempelajari bab ini, Anda harus telah mengembangkan fasilitas beberapa dalam menyiapkan dan menggunakan dokumentasi sistem informasi.

Pembelajaran objektif

·         Untuk membaca dan menilai dokumentasi informasi sistem

·         Untuk mempersiapkan diagram data flow dan sistem flowcharts dari penceritaan

Kata pendahuluan

Kami memperkenalkan aliran data diagram, sistem flowcharts, dan data kamus dalam bab ini, dan kami menunjukkan kepada anda bagaimana untuk membaca dan mempersiapkan mereka. Fasilitas alat-alat ini akan membantu anda untuk membaca sistem dokumentasi untuk memahami dan menilai sebuah sistem informasi. Anda tidak dapat mencapai tujuan dengan tradisional bab-bab ini,  belajar membaca dan mempelajari metode. Karena itu, anda tidak dapat menjadi pengamat yang pasif dalam proses ini. Anda harus bekerja bersama kami seperti kami menunjukkan alat-alat ini. Lebih lanjut, anda harus berlatih alat-alat ini untuk mengembangkan keahlian anda.

Auditor, sistem analis, mahasiswa dan pihak yang berkepentingan lain menggunakan dokumentasi untuk memahami, menjelaskan, dan meningkatkan sistem informasi yang kompleks. Pertama, mempertimbangkan “khas” informasi sistem. Berasumsi bahwa sistem ini adalah komputer berbasis, memiliki beberapa terminal yang terhubung melalui jaringan telekomunikasi, digunakan oleh puluhan orang di dalam dan di luar organisasi, memiliki ratusan program yang melakukan fungsi untuk hampir semua departemen di organisasi, proses ribuan transaksi dan ratusan permintaan informasi managemen, dan orang-orang seluruh organisasi menyiapkan input dan menerima sistem output.

Untuk sistem seperti ini, kita memerlukan “gambar”, daripada deskripsi narasi, untuk “melihat” dan menganalisis semua input dan output. Misalnya, dengan sistem diagram alur, kita dapat menganalisis dokumen mengalir melalui operasi, manajemen, dan sistem informasi, dan kita dapat memahami yang menerima output dan di mana mereka menerima mereka. Mungkin analisis kami akan mengakibatkan perbaikan sistem. Kami yakin bahwa, setelah menyiapkan dan menggunakan dokumentasi sistem informasi, anda akan setuju bahwa data flow  diagram dan diagram alur yang jauh lebih efisien (dan efektif) daripada narasi untuk bekerja dengan sistem yang kompleks. Penerapan alat-alat ini, bahkan pada sistem relatif sederhana yang digambarkan dalam buku ini, harus meyakinkan anda tentang fakta ini.

Selain menggunakan dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan sistem, organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Sebagai contoh, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan untuk melatih personil. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditor untuk menggambarkan sistem informasi untuk memahami sistem dan untuk menilai sistem kontrol. Kami akan menggunakan alat-alat dokumetasi ini sepanjang sisa buku pelajaran. Jika anda menginvestasikan waktu sekarang untuk mempelajari alat-alat ini dan untuk berlatih menggunakan mereka, usaha anda akan dihargai oleh pemahaman anda pada bab berikut.

Data Flow Diagram

Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram.

Tipe dalam Data Flow Diagram

Konteks diagram

Gambar 3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram konteks kami pertama. Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran data ke dan dari entitas eksternal.

Mari kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari beberapa istilah penting sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem. Batas adalah perbatasan antara “sistem dalam minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem didefinisikan. Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2, hanya konsumen dan bank berada dalam lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa penggunaan” kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.

Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah aliran menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2 “pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.

Data Flow Diagram Fisik

Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai. Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh, pada Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan toko” menerima uang tunai dari “pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan  menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.

Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari 66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal.

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik 

Data Flow Diagram Logis

Data Flow Diagram Logis adalah representasi bergambar dari sebuah sistem yang menampilkan sistem proses dan aliran data ke dan dari proses. Kami menggunakan DFD logis untuk sistem informasi dokumen karena kami dapat mewakili sifat logis sistem – sistem tugas yang melakukan – tanpa harus menentukan bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas selesai. Keuntungan dari DFD logis (versus DFD fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang melakukan sistem. Lihat, misalnya, Gambar 3.4, dimana label pada aliran data menggambarkan sifat data, bukan bagaimana data di transmisikan. Adalah pembayaran dalam bentuk check, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu, adalah “ jurnal penjualan” file buku, kartu, atau komputer? Sekali lagi, kita tidak tahu.

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Logis (Diagram Level 0)

Apa yang kita tahu bahwa pelanggan pembayaran diterima, diverifikasi untuk akurasi, tercatat dalam jurnal penjualan, dan disimpan di bank. Jadi, DFD logis menggambarkan sistem kegiatan, sedangkan DFD fisik menggambarkan sistem infrastruktur. Kita perlu kedua gambar untuk memahami sistem yang benar.

Pada akhirnya, catatan bahwa proses pada Gambar 3.4 dilabeli dengan kata yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, daripada dicap dengan kata benda yang kita lihat pada DFD fisik.

Gambar 3.4 adalah tingkatan atas melihat lingkaran di Gambar 3.2  diagram konteks. Karena semua lingkaran dalam Gambar 3.4 yang diikuti oleh titik desimal dan nol angka, diagram ini sering disebut “tingkat 0” diagram. Anda harus menyadari bahwa masing-masing data mengalir ke dalam dan keluar dari konteks lingkaran di Gambar 3.2 juga mengalir ke dan dari lingkaran dalam Gambar 3.4 (kecuali untuk aliran antara lingkaran, seperti “rekor penjualan”, yang adalah terkandung dalam lingkaran di Gambar 3.2). ketika dua DFD – dalam kasus ini, DFD seimbang. Hanya seimbang set DFD (yaitu diagram konteks, DFD logis, dan DFD fisik) sudah benar.

Untuk menyimpulkan Gambar 3.4 kami telah “membuktikan tidak benar” konteks diagram pada Gambar 3.2 ke dalam komponennya yang tingkat atas. Kita telah melihat dalam konteks lingkaran diagram untuk melihat pembagian utama “proses penerimaan uang”. Subdivisi berturut-turut, atau “meledak” dari logis DFD disebut atas ke bawah partisi dan, ketika dilakukan dengan benar, mengakibatkan serangkaian seimbang DFD.

Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang menggambarkan serangkaian generik DFD seimbang, belajar partisi dan menyeimbangkan. Pemberitahuan bahwa tingkat 0 DFD (bagian b) memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai konteks diagram (bagian a). Sekarang lihat pada bagian c, ledakan lingkaran 1.0. bagian c memiliki input yang sama (A) dan keluaran sama (C dan D) sebagai bagian b. Hubungan ini harus ada karena diagram 1.0 (bagian c) adalah sebuah ledakan lingkaran 1.0 di bagian b. Yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, partisi yang lingkaran 3.0. Akhirnya, bagian e menunjukkan diagram 3.1, partisi lingkarang 3.1. studi Gambar 3.5 dan pastikan anda memahami hubungan antara tingkat dalam set DFD. Sementara anda belajar gambar, anda mungkin juga melihat konvensi digunakan untuk nomor lingkaran di setiap tingkat. Juga, lihat kotak entitas muncul dalam konteks diagram dan diagram level 0 tetapi tidak biasanya muncul dalam diagram di bawah tingkat 0.

Top - down partisi DFD ini sering dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan cara berfikir tentang solusi untuk masalah dana tentang desain sistem informasi. Pendekatan sistem meminta kita untuk mempertimbangkan sistem secara keseluruhan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan. Menggunakan pendekatan ini, kita kemudian menganalisis masalah atau sistem oleh membusuk sistem

Meskipun DFD Fisik demikian pula dinomori, kami tidak menggunakan istilah “tingkat 0” bila merujuk kepada DFD Fisik karena tidak ada tingkat DFD yang lebih rendah.

Gambar 3.5 Satu Set DFD Seimbang

(atau masalah situasi) cara Top - down, mengungkapkan progresif, lebih detail. Setelah memulai dekomposisi kami di bagian atas dengan pemandangan seluruh sistem (dan sistem tujuan), dan mengakui hubungan.

Data Flow Diagram (Diagram aliran data)

(yaitu antar bagian) antara bagian-bagian sistem, kita dapat melanjutkan secara teratur untuk memecahkan masalah kita atau untuk merancang sistem baru. Ketika kita mengembangkan sistem baru dengan menggunakan pendekatan sistem, kita kecualikan sistem baru secara bersamaan untuk mempertimbangkan seluruh serta beberapa, antar hubungan yang dinamis dari bagian.

Kami menggunakan DFD dalam dua cara utama. Kita dapat menarik dua cara tersebut untuk mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat membuat dua cara tersebut dari awal ketika mengembangkan sistem pembangunan baru (bab 15-19). Dalam bagian ini, kami menjelaskan proses untuk menurunkan satu set DFD dari sebuah narasi dari sebuah sistem yang ada.

Narasi

Gambar 3.6 berisi narasi menggambarkan sistem penerimaan kas untuk Perusahaan Causeway. Kolom pertama menunjukkan jumlah paragrap, kolom kedua berisi nomor baris untuk teks narasi. kami jelaskan di sini metode teratur untuk menggambar DFD untuk sistem Causeway. Anda akan mendapatkan manfaat besar dari bagian ini jika Anda mengikuti instruksi dengan seksama. melakukan setiap langkah seperti yang diarahkan, dan tidak membaca atau melihat ke depan.

Saat Anda mengikuti bersama dengan kami, Anda mungkin ingin menggambar diagram di atas kertas atau kertas grafik diagram alur. Juga DFD Anda (dan diagram alur) akan memiliki penampilan yang lebih profesional jika Anda menggunakan contoh diagram alur. Sebuah template diagram alur adalah sepotong plastik di mana simbol diagram alur berbagai aplikasi (seperti lingkaran, persegi, dan persegi panjang) telah dipotong. Dengan menyediakan sarana untuk melacak simbol diagram alur, contoh mempercepat gambar Anda dan mempromosikan teknik diagram alur yang baik. Namun, bahkan jika Anda menggunakan kertas diagram alur dan contoh, jangan tergoda untuk membuat sketsa pertama Anda produk akhir.

Tabel Entitas dan Kegiatan

langkah pertama kami adalah untuk membuat tabel entitas dan kegiatan. Dalam jangka panjang, daftar ini akan mengarah pada persiapan lebih cepat dan akurat dari DFD dan sistem diagram alur karena menjelaskan informasi yang terkandung dalam sebuah narasi dan membantu kita mendokumentasikan sistem dengan benar.

Untuk memulai meja anda entitas dan kegiatan, pergi melalui narasi baris demi baris dan menempatkan kotak di sekitar pertama disetiap internal dan eksternal entitas. Setelah anda telah menempatkan kotak di setiap entitas, daftar setiap entitas, dan kemudian membandingkan daftar anda untuk daftar kolom pertama dari tabel 3.1 . Pemberitahuan bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" pada baris 3 dan "petugas" pada baris 5. Mengapa kita memiliki

Gambar 3.6 Narasi dari Sistem Terima Uang Perusahaan Causeway

Paragraf	Line	Text
1	1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14	Perusahaan Causeway menggunakan prosedur-prosedur berikut ini untuk memproses uang yang diterima dari penjualan kredit ruang surat menerima cek-cek dan nota-nota pengiriman uang dari para pelanggan seorang pegawai menandatangani cek-cek dan menulis jumlah yang dibayarkan dan nomor ceknya di nota pengiriman uang. Secara teratur, pegawai ruang surat menyiapkan sebuah Total paket dari nota-nota pengiriman uang dan mengirim paket nota pengiriman uang ke  rekening-rekening yang dapat diterima bersamaan dengan sebuah salinan dari paket total , pada saat yang sama pegawai tersebut mengirim paket cek yang sesuai ke kasir.
2	15 16 17 18 19 20 21 22 23 24	Di seorang pegawai memasukkan Paketnya ke dalam sebuah terminal online dengan mengetik Paket + total, nomor pelanggan, nomor faktur, jumlah yang di bayar, dan nomor cek. Setelah memastikan bahwa fakturnya terbuka dan jumlah yang benar dibayarkan, komputernya mengirim pembayarannya ke rekening yang dapat diterima di master. Jika ada perbedaan, sang pegawai diberitahu.
3	25 26 27 28 29 30 31	Pada akhir setiap paket (atau di akhir hari), komputer mencetak sebuah slip deposit dalam rangkap di terminal di kantor kasir. Kasir membandingkan slip deposit dengan paket cek yang sesuai dan kemudian membawa depositnya ke bank.
4	32 33 34 35 36 37 38 39 40 41	Selagi depositnya di masukan, nomor cek dan jumlah yang dibayarkan untuk tiap transaksi menyalin dengan membukukan. Catatan ini digunakan untuk membuat sebuah daftar tanda terima uang di akhir hari sebuah rekapitulasi dari tagihan pelanggan yang dibayar di hari itu juga dicetak pada saat yang sama. Pegawai piutang mencocokan laporan-laporan ini dengan tanda pengiriman uang dan paket total dan mengirimkan tanda terima uang total kas ke kantor keuangan umum.

Ada “bank” dan “kantor umum buku keuangan” dalam daftar kami? karena kami mengasumsikan bahwa mereka menerima barang-barang (yaitu deposit dan tanda terima total uang) yang dikirim kepada mereka. Mengapa kami melakukan “terminal online” dengan komputer?

Tabel 3.1 Entitas dan Kegiatan untuk Sistem Pintas Penerimaan Uang

Entitas	Paragraf	Aktivitas
Ruang surat (pegawai)	1 1 1 1 1 1	1.      Menerima cek dan berita pembayaran 2.      Memberikan persetujuan pemeriksaan 3.      Menulis jumlah yang dibayarkan dan nomor cek atas berita pembayaran 4.      Mempersiapkan jumlah total dari berita pembayaran 5.      Mengirim sejumlah berita pembayaran dan salinan dari jumlah total kepada petugas piutang 6.      Mengirim sejumlah cek kepada kasir
Nasabah
Akun piutang (pegawai)	2 2 4 4	7.      Memasukan jumlah ke pusat secara online 8.      Kunci jumlah total, nomor pelanggan, nomor faktur, jumlah yang dibayar dan nomor cek 9.      Membandingkan laporan komputer dengan berita pembayaran dan jumlah total 10.  Mengirimkan total penerimaan kas ke buku besar kantor
Kasir	3 3	11.  Membandingkan slip setoran dengan jumlah cek 12.  Mengambil deposite ke bank
Komputer  (secara online)	2 2 2 3 4 4 4	13.  Memverifikasi bahwa faktur terbuka dan jumlah yang dibayar benar 14.  Memposting pembayaran ke akun piutang pusat 15.  Memberitahukan petugas dari kesalahan 16.  Mencetak slip setoran 17.  Mencatat transaksi 18.  Membuat daftar penerimaan kas 19.  Mencetak ringkasan rekening nasabah yang dibayar
Bank
Buku besar kantor

Karena terminal tidak muncul untuk melakukan proses apapun tetapi sama seperti bagian dari komputer pusat. Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar entitas daftar di kolom pertama dari Tabel 3.1.

Untuk melanjutkan persiapkan tabel entitas dan aktivitas anda, lanjutkan melalui narasi dan lingkaran (proses) setiap kegiatan yang dilakukan. Kegiatan awal, perubahan, atau menerima data. Daftar setiap kegiatan dalam urutan yang muncul dalam cerita. Daftar aktivitas setelah entitas yang melakukan kegiatan. Setelah Anda mempunyai daftar aktivitas di Tabel 3.1. Perhatikan bahwa kita terdaftar baik di aktivitas 7 dan aktivitas 8. Mungkin aktivitas 7 menggambarkan aktivitas 8 dan itu sendiri tidak perlu terdaftar. Namun, lebih baik untuk mendaftar kegiatan meragukan daripada melewatkan suatu kegiatan. Lihat bagaimana daftar aktivitas 15, ditemukan pada baris 23 dan 24 -  kita mengubah ke bentuk aktif dari kata kerja "memberitahu" sehingga kita bisa menunjukkan aktivitas di sebelah entitas yang melakukan tindakan. Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar aktivitas dan daftar dalam Tabel 3.1.

Menggambar Diagram Konteks

Sekarang kita siap untuk menggambar diagram konteks. Awal diagram konteks hanya terdiri dari satu lingkaran, kita dapat mulai diagram konteks kita dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas. Selanjutnya, kita harus menggambar kotak entitas. Untuk melakukan hal ini, kita harus memutuskan mana dari entitas dalam Tabel 3.1 yang eksternal dan akan menjadi sumber atau hilang, dan yang internal untuk sistem.

Pedoman 1 :
Termasuk dalam konteks sistem (lingkaran) setiap entitas yang melakukan kegiatan informasi satu atau lebih proses.

Informasi kegiatan pengolahan (processing activities) adalah kegiatan mengubah data. Informasi kegiatan pengolahan meliputi persiapan dokumen, memasukkan data, verifikasi, klasifikasi, pengaturan atau pemilahan, perhitungan, dan peringkasan. Mengirim dan menerima data bukan infomasi kegiatan karena mereka tidak mengubah data.

Untuk menemukan mana entitas yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi, kita harus memeriksa tabel entitas dan aktivitas dan menghilangkan kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi. Melalui tabel Anda entitas dan aktivitas, coret semua kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi.

Pada awalnya, Anda harus mengeleminasi kegiatan 1, 5, 6, 10, dan 12 karena kegiatan ini hanya mengirim atau menerima data. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, aktivitas 7 hanya menggambarkan aktivitas 8 dan dapat dihilangkan. Akhirnya, aktivitas 15 dapat dihilangkan karena pedoman berikut :

Pedoman 2 :

Hanya mencakup rutinitas pemrosesan normal, tidak terkecuali rutinitas atau rutinitas kesalahan, pada diagram konteks, DFD fisik, dan tingkat 0 DFD logis.

Karena aktifitas 15 terjadi hanya ketika data pembayaran mengandung kesalahan, kita menghilangkan kegiatan ini untuk saat ini. Tabel entitas dan kegiatan, dengan kegiatan eleminasi mencoret, sekarang harus menunjukkan bahwa ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan kegiatan pengolahan informasi dan bahwa pelanggan, bank, dan kantor buku besar tidak. Entitas yang melakukan kegiatan pengolahan informasi bersifat internal. Semua entitas lain yang ditemukan dalam narasi adalah entitas eksternal dan termasuk dalam diagram konteks sebagai sumber atau dihilangkan. Tidak ada entitas lainnya harus ditambahkan karena pedoman ini :

 

Pedoman 3:

Termasuk pada sistem dokumentasi semua (dan hanya) kegiatan yang dijelaskan dalam narasi sistem - tidak lebih, tidak kurang.

Karena ada tiga entitas eksternal ke sistem pintas penerimaan  kas - pelanggan, bank, dan buku besar kantor- Anda harus menggambar tiga kotak di atas kertas mengelilingi lingkaran konteks satu. Selanjutnya, gambar dan namai aliran data yang menghubungkan entitas eksternal dengan lingkaran. Awal penamaan (label) secara logis biasanya digunakan pada diagram konteks, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan penamaan logis untuk arus. Langkah terakhir adalah untuk penamaan kontes lingkaran. Menuliskan penamaan (label) deskriptif yang meliputi pengolahan yang terjadi dalam sistem. Penamaan kami dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari sistem lintas - penamaan, penerimaan kas dari pelanggan biaya. Sistem secara pintas (causeway) tidak termasuk penerimaan kas dari sumber lain.

Gambar 3.7 adalah diagram konteks sistem secara pintas (causeway) selesai. Bandingkan dengan diagram konteks Anda, dan selesaikan setiap perbedaan. Perhatikan bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak pelanggan. Pedoman berikut ini berlaku:

Pedoman 4:

Ketika beberapa entitas identik beroperasi, menggambarkan hanya satu untuk mewakili semua.

Menggambar Arus Fisik Data Flow Diagram

Untuk menjaga Arus fisik DFD saat ini seimbangan dengan diagram konteks, anda mulai dengan menggambar arus fisik DFD tiga entitas eksternal dari diagram konteks dekat tepi kertas. Selanjutnya, gambar dan namai setiap aliran data yang masuk ke dua masuk dan keluar dari sumber tunggal. Tinggalkan tengah halaman, di mana kita akan membuat sketsa sisa diagram, mungkin seperti kosong. karena ini adalah DFD fisik, arus data harus memiliki nama yang menggambarkan sarana yang alirannya dicapai. Misalnya, pembayaran dari pelanggan sekarang harus dinamakan "cek dan saran pembayaran". Karena masing-masing entitas internal yang tercantum dalam Tabel 3.1, tabel entitas dan aktivitas, menjadi lingkaran dalam DFD fisik kita, kita tahu bahwa saat ini DFD fisik kita akan berisi empat lingkaran: masing-masing untuk ruang surat, kasir, piutang, dan komputer. Kami akan mulai menambahkan keempat lingkaran dengan terlebih dahulu menggambar lingkaran pada diagram kita yang terhubung ke sumber dan hilang. Selama proses ini anda harus mempertimbangkan semua kegiatan "mengirim” dan “menerima" dan kegiatan timbal balik yang tersirat. Misalnya aktivitas 1 menunjukkan bahwa ruang surat "menerima" cek dan pembayaran

Seperti yang kami katakan sebelumnya, implikasinya adalah bahwa pelanggan "mengirim" barang-barang ini. Gambar tabel lingkaran ruang surat, lingkaran piutang dan lingkaran kasir dan gunakan aliran data untuk menghubungkan masing-masing tiga lingkaran untuk entitas yang berhubungan eksternal.

Untuk menyelesaikan DFD fisik, kita harus melalui tabel entitas dan kegiatan sekali lagi dan menarik semua entitas dan arus yang tersisa. ikuti bersama dengan kami saat kami menyelesaikan diagram. Kegiatan 5 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan piutang. Kegiatan 6 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8 memberitahu kita bahwa petugas piutang memasukkan data ke dalam komputer. Menggambar lingkaran komputer, label "4.0", dan menghubungkannya ke piutang. untuk melakukan kegiatan 9, rekening piutang harus menerima laporan dari komputer. Gambar dan nama satu atau dua aliran (kami memilih dua aliran). untuk melakukan kegiatan 11, kasir harus menerima surat tanda setoran dari komputer. Kegiatan 13 menyiratkan bahwa piutang master file harus dibaca sehingga catatan faktur terbuka dapat diambil. menarik piutang master file dan aliran dari file komputer ke lingkaran. Melihat bahwa label pada file menunjukkan bahwa media penyimpanan fisik disk. Kita menarik aliran hanya dari file karena permintaan data tidak mempunyai aliran data. Oleh karena itu, kita tidak menunjukkan permintaan untuk catatan faktur terbuka. Gerakan dari catatan keluar dari file dalam menanggapi permintaan ini adalah aliran data dan ditampilkan. Perhatikan juga bahwa kita tidak menunjukkan aliran dari file master piutang langsung ke gelembung piutang. karena lingkaran piutang master file adalah file komputer, hanya komputer yang dapat membaca atau menulis file.

karena catatan faktur terbuka harus dibaca ke dalam komputer, diperbarui, dan kemudian baca kembali ke file piutang master, aktivitas 14 membutuhkan aliran data dan ke file piutang master. (kita menarik aliran dari file untuk aktivitas 13). Kegiatan 17 mengharuskan kita menggambar sebuah file untuk mencatat rekaman dan bahwa kita menarik aliran data dari komputer ke dalam file tersebut, sedangkan aktivitas 16 mengharuskan kita menarik aliran dari catatan file. Akhirnya, untuk menggambarkan aliran data yang dibutuhkan untuk mencetak laporan yang ditunjukkan dalam kegiatan 18 dan 19, kita perlu untuk menarik arus dari file baik ke komputer. Anda mungkin berpikir bahwa semua aliran masuk dan keluar dari file-file tersebut tidak diperlukan. kami menawarkan saran dalam bentuk pedoman.

Pedoman 5 :

untuk kejelasan, menggambar aliran data untuk setiap aliran masuk dan keluar dari file.

Gambar 3.8 adalah DFD fisik saat ini. Bandingkan dengan diagram dan sebelum membaca, pisahkan segala perbedaan. Anda akan melihat bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. File ini, tidak disebutkan dalam cerita, telah ditambahkan untuk menunjukkan bahwa kasir harus berpegang pada cek sampai surat tanda setoran dicetak pada terminal komputer. kami menawarkan pedoman berikut.

Pedoman 6 :

jika file secara logis diperlukan (yaitu, karena adanya keterlambatan antara proses), termasuk file dalam diagram, apakah atau tidak disebutkan dalam cerita. Kita bisa menarik file untuk menunjukkan bahwa batch saran pengiriman uang dan batch total dipertahankan dalam piutang hingga laporan komputer yang diterima? kita bisa. Anda harus menggunakan pedoman 6 hati-hati, bagaimanapun juga Anda tidak boleh menarik DFD yang berantakan dengan file dan karena itu sulit untuk dibaca. Anda perlu menggunakan penilaian Anda.

Menggambar aliran DFD logis

DFD logis saat ini menggambarkan kegiatan logis yang dilakukan dalam sistem. sejak level 0 DFD menggambarkan pengelompokan kegiatan logis tertentu, kita mulai DFD level 0 dari menghitung kegiatan dalam sistem, kemudian kami kelompokan kegiatan tersebut. jika Anda telah mengikuti bersama kami, Anda sudah memiliki daftar kegiatan yang akan dimasukkan dalam DFD level 0.

Apakah kamu tahu apa itu list? Aktivitas yang dimasukan level 0 DFD adalah aktivitas yang tersisa pada table entitas dan activities. Tabel 3.1 adalah tabel dimana kita sudah menyeleksi semua yang bukan proses aktivitas. List kami termasuk aktivitas 2, 3, 4, 8, 9, 11, 13, 16, 17, 18, dan 19. Ingat pada saat ini kita tidak memikirkan aktivitas yang lain karena aktivitas yang lain maupun aksi performa pada situasi yang normal dan tidak termasuk dalam level 0 DFD, yaitu mengirim dan menerima data. Beberapa petunjuk akan membantu kita untuk mengelompokan aktivitas tersebut.

Pedoman 7 :

Grup aktivitas jika mereka memiliki ditempat dan waktu yang bersamaan.

Contoh, aktivitas 2 dan 3 dilakukan di ruang surat oleh petugas pada setiap pembayaran diterima.

Pedoman 8 :

Grup aktivitas jika mereka memiliki waktu yang bersamaan tapi berbeda tempat.

Contoh, aktivitas 11 dilakukan oleh kasir “secara langsung” sebelum komputer mencetak slip simpanan di aktivitas 16.

Pedoman 9 :

Grup aktivitas yang nampaknya logis terkait, dalam rangka untuk menghilangkan satu-aktivitas lingkaran sedapat mungkin.

Pedoman 10 :

Untuk membuat suatu DFD dapat dibaca, gunakan diantara 5 dan 7 lingkaran.

Kami telah menemukan cara agar pedoman ini dapat lebih dimengerti yaitu dengan cara “mengurutkan” aktivitas pada level 0. Ada beberapa cara untuk mengurutkan aktivitas, permintaan pengurutan kronologi dapat mempercepat menemukan solusi. Coba urutkan aktivitas kedalam permintaan kronologi lalu lihat tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat kamu menyortir baris. Sekarang coba golongkan aktivitas tabel 3.2 seperti yang kamu ketahui, mereka harus dikelompokan.

Contohnya, jika kita mengikuti petunjuk nomer 2 (waktu dan tempat yang sama) kita dapat menggambungkan aktivitas 2 dan 3; aktivitas 13, 14 ,17 dan aktivitas 18 dan 19, walaupun ini akan membuktikan kepuasaan, maka akan ada 8 lingkaran dan akan ada beberapa lingkaran yang hanya memiliki 1 aktivitas sejak kita memilih untuk tidak memiliki 1 aktivitas lingkaran sampai kita mendapatkan level terendah DFD. Kita memproses lebih jauh pengelompokan.  
       

Entitas	Paragraf	Aktivitas
Ruang surat	1 1 1	02. Menandatangani cek 03. Menulis jumlah yang dibayarkan dan nomer cek atas       saran pengiriman uang 04. Mempersiapkan saran pengiriman uang
Juru surat piutang	2	08. Kunci total batch, nomer pelanggan, nomer tagihan       jumlah yang dibayar dan nomer cek
Komputer	2 3 3	13. Memverifikasi bahwa faktur terbuka dan bahwa jumlah       yang benar sadang dibayar 14. Posting pembayaran ke file induk rekening       Piutang 17. Mencatat transaksi
Komputer	3 3	16. Mencetak surat tanda setor 11. Membandingkan surat jumlah setor dengan cek
Kasir	4 4	18. Membuat daftar penerimaan kas 19. Mencetak ringkasan rekening pembayaran nasabah
Juru surat piutang	4	09. Membandingkan laporan komputer dengan saran       pengiriman dan total batch

Jika kita menggunakan petunjuk ke 8 (waktu yang sama dan tempat yang berbeda) kita dapat menggabungkan aktivitas 2, 3, dan 4 walaupun dilevel ini kita hanya mempunyai  4 lingkaran. Solusi ini sangat efektif untuk yang pertama  karena kita tidak memiliki aktivitas tunggal lingkaran.

Dalam ringkasan, kami mengelompokan

Kelompok 1 : aktivitas 2, 3, 4

Kelompok 2 : aktivitas 8, 13, 14, 17

Kelompok 3 : aktivitas 16, 11

Kelompok 4 : aktivitas 18, 19, 9

Sebelum kamu memilih kelompok kamu, berikan setiap kelompok nama yang menggambarkan kegiatan logis dalam kelompok dan gambar arus DFD. Misalnya, pada label lingkaran 1.0 “mencatat penerimaan cas karena lingkaran yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran dikirim oleh pelanggan sampai pembayaran diinput ke dalam komputer.” Pada lingkaran 2.0 “catatan pungutan pelanggan” karena aktivitas pada lingkaran 2.0 adalah mencatat pembayaran pada file induk rekening piutang.

Untuk menggambar diagram logical DFD, Anda harus memulai dengan cara yang sama yaitu Anda mulai menggambar DFD fisik saat ini. Kemudian menggambar entitas eksternal pada tepi kertas. Gambarkan aliran label dari entitas eksternal, sementara biarkan pusat halaman kosong untuk menerima sisa diagram. Karena ini adalah logical DFD, data yang mengalir ke dan dari entitas harus memiliki deskripsi logis (misalnya, deskripsi digunakan pada diagram konteks). Bandingkan diagram Anda ke solusi dalam gambar 3.9. Diagram anda harus terlihat seperti di gambar 3.9 jika kamu memakai pengelompokan yang telah kami jelaskan. Pengelompokan lain mungkin dalam pedoman. Setiap pengelompokan yang berbeda harus mengarah pada DFD logis yang berbeda.

Ringkasan penggambaran data aliran diagram

Di bagian ini, kita meringkas apa yang telah kita pelajari tentang menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk untuk membantu Anda menggambar diagram ini. Akhirnya, kami memberikan beberapa pedoman baru untuk menangani beberapa kasus khusus yang tidak muncul ketika kita membuat DFD.

Pertama dan yang terpenting, jangan biarkan kekakuan dokumentasi team proses. Gunakan diagram untuk memahami sistem. Kita telah menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu kamu untuk mengambarkan DFD. Gunakan penilaianmu untuk menggunakan informasi ini.

Akan tiba waktunya ketika fungsi operasi melakukan pemrosesan informasi. Contohnya ketika departemen penerima menyiapkan dokumen indikasi banyaknya widget yang di dapat, departemen penerima yang memiliki tugas utama adalah untuk mengolah aktifitas informasi. Departemen gudang dan pengiriman adalah unit oprasi yang selalu beroprasi mengolah aktifitas informasi. Mengikuti petunjuk penggunaan.

Pedoman 11 :

Aliran data seharusnya mendapatkan oprasi kesatuan kotak ketika hanya fungsi oprasi berlaku dengan kesatuan. Aliran data harus masuk lingkaran jika oprasi kesatuan beraksi pengolahan informasi aktifitas.

Misalnya, ketika dalam operasi entitas yang menerima barang, DFD fisik bisa menunjukkan baik "menerima" kotak atau "menerima" lingkaran, sedangkan DFD logis mungkin menunjukkan baik kotak departemen menerima atau "menerima laporan lengkap" lingkaran.

Pada DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file komputer harus melalui lingkaran komputer.

Tidak akan ada aliran data yang mundur pada DFD logis, jika Anda memiliki aliran data akan kembali ke titik pengolahan sebelumnya (yaitu lingkaran bernomor lebih rendah), Anda memiliki representasi fisik dari aliran atau proses.

Apakah ada kesempatan ketika proses tidak dapat berjalan sesuai rencana? ya, ada. dan dalam kasus seperti ini, tindakan yang diperlukan akan ditangani oleh pengolahan rutinitas pengecualian atau rutinitas kesalahan. Ini adalah proses untuk diluar kendali (istimewa) atau transaksi yang salah. Pengolahan yang dilakukan pada situasi yang lain pada biasanya ini harus didokumentasikan di level 0 tingkat DFD dengan menolak bertopik yang menunjukkan bahwa proses yang luar biasa harus dilakukan. Suatu tulisan rintisan menolak adalah aliran data ditugaskan label "Reject" yang meninggalkan lingkaran tapi tidak pergi ke lingkaran atau file lainnya. Ini menolak bertopik, yang hanya ditampilkan di tingkat bawah diagram, dapat ditambahkan tanpa membawa himpunan diagram yang tidak seimbang.

Sistem Diagram Alur

Sistem Diagram alur adalah representasi grafis dari sistem informasi, proses, arus logika, input, output, dan file, serta operasi terkait entitas sistem, aliran fisik, dan kegiatan yang berkaitan dengan sistem informasi. mengandung manual dan aktivitas komputer, diagram alur sistem menyajikan render logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana dan di mana dari informasi dan proses operasional.

Dengan menggabungkan aspek fisik dan logis dari diagram alur sistem memberikan gambaran penggunaan lengkap dari suatu sistem. DFD fisik dan logis menggambarkan setiap aspek dari sistem. di samping itu, diagram alur sistem meliputi konteks operasional dan manajemen untuk sistem. Aspek ini diabaikan dalam DFD. auditor menggunakan diagram alur sistem untuk memahami sistem dan untuk menganalisis kontrol sistem.

SUMBER 
Buku : Accounting Information Systems
Pengarang : Gelinas, Oram and Wiggins