I.
PEMROSESAN TRANSAKSI
Salah satu
tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini
dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh
sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran
seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.
Ø Kerangka
Pemrosesan Transaksi
A.
Jaringan Kerja Keseluruhan
Perusahaan
Pemrosesan
transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan
sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks
dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang
saling bergantung.
B.
Sistem Informasi Fungsional
Sistem
operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi.
Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan
koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi
menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional
pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan
perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem
informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat
terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama
pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional
diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi
fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.
Pemrosesan
transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus
akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun.
Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan
arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode
lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian.
A.
Dokumen Sumber
Kebanyakan
transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan
tertulis dokumen sumber berfungsi :
a. Memicu meng-otorisasi operasi
fisik
Sebagai contoh surat pesanan
penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan
penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang
ke tempat pengiriman.
c. Mencerminkan akuntabilitas
atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok
diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga kemutakhiran dan
kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur
penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan
pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e. Menyediakan data yang dibutuhkan
untuk keluaran
Misalnya data dalam surat
pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar
penjualan.
B.
Jurnal dan Register
Jurnal dan
register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan kronologis.
Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual.
Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai
pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau
peristiwa yang tidak bersifat keuangan.
C.
Buku Besar dan Arsip
Buku besar
(ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi
yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang
sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan
dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi,
jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada
status perkiraan.
D.
Laporan dan Dokumen
Berbagai
laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran
laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional
juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini
dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat
tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang
disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen
sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.
E.
Bagian Perkiraan dan Kode
Lainnya
Transaksi
akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku
besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang
termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur
data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan
pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan
elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan
keuangan.
F.
Rangkaian Audit
Rangkaian audit
adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan
transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran
dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total
ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya.
Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit
memungkinkan :
(1) Koreksi kesalahan yang
terdeteksi
(2) Menjawab pertanyaan
(3) Rekonstruksi arsip
G.
Tindakan Pengendalian dan
Pengamanan
Pemrosesan
transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan
pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan,
perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis.
Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai,
meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yang dibebankan
kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.
Ø Arus
Transaksi Melalui Siklus Akunting
Tiap-tiap
sistem pemrosesan transaksi menggabungkan komponen-komponen yang telah
disinggung sebelumnya ketika transaksi menjalani keseluruhan siklus akunting.
Pada bagian ini kita menelusuri arus penjualan, penerimaan tunai, pembelian,
pengeluaran tunai, dan transaksi pembayaran gaji.
A.
Transaksi Penjualan
Untuk
kepentingan siklus akunting, arus dimulai dengan dokumen sumber yang dikenal
sebagai faktur penjualan. Data dari tiap-tiap faktur penjualan : (1) dimasukkan
ke dalam jurnal penjualan, dan (2) diposkan sebagai debet ke perkiraan
pelanggan dalam buku besar pembantu piutang.
B.
Transaksi Penerimaan Tunai
Cek yang
diterima dari pelanggan merupakan dokumen sumber yang mengawali pencatatan
sebagian besar transaksi penerimaan tunai. Tetapi, karena cek sebenarnya adalah
uang tunai, ia tidak boleh digunakan dalam pemrosesan. Sebagai gantinya,
dokumen yang dinamakan tanda bukti penerimaan disiapkan. Nilai yang terlihat
dalam bukti penerimaan kemudian : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan
tunai, dan (2) diposkan sebagai kredit ke catatan pelanggan pada buku besar
pembantu piutang usaha.
C.
Transaksi Pembelian
Jika terjadi
transaksi pembelian, dapat dilakukan salah dari tindakan berikut, yakni : (1)
tagihan digunakan sebagai sumber langsung jumlah yang dimasukkan ke dalam
jurnal pembelian atau register tagihan, (2) tagihan terlebih dahulu dipindahkan
ke voucher pengeluaran, dan dari sini nilai kewajiban tersebut dimasukkan ke
dalam register voucher.
D.
Transaksi Pengeluaran Tunai
(Kas)
E.
Transaksi Pembayaran Gaji
F.
Transaksi Akunting Lainnya
DAFTAR PUSTAKA
- W. Wilkinson, Joseph. Sistem Akunting dan
Informasi, Jilid Satu, Edisi Ketiga. Bina Rupa Aksara.
- ml.scribd.com/doc/.../Sistem-Pemrosesan-Transaksi
- wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengenalan-pemrosesan-transaksi
